(kadri) Digitalno: hitreje, ceneje, bolj pregledno

Razporejanje zaposlenih v času zaostrenih razmer je lahko eden od večjih izzivov v podjetjih. V zadnjem letu so se podjetja pogosteje soočala z izzivi razporejanja zaposlenih. Posebej so izstopali naslednji:

• obvladovanje nenadnih odsotnosti in zamenjav zaposlenih,
• opravljanje več nalog hkrati znotraj rednega, dežurnega, nadurnega dela ali nadomeščanj,
• premestitve (zakonske zahteve, povezane z izobrazbo),
• nadzor nad nadurnim delom (nadurno delo, ki traja več kot 18 ur na teden, lahko povzroča zdravstvene težave, Zakon o delovnih razmerjih [ZDR-1] določa največ 8 ur na teden),
• načrtovanje premeščanja na različna stroškovna mesta, z različno urno postavko, v enem dnevu,
• večizmensko delo in dežurstva.

Ko poudarjata Mojca Hafner Jereb in Monika Rutar, prva produktna vodja, druga vodja prodaje v podjetju Četrta pot (član SBC), je v naštetih primerih lahko v dragoceno pomoč digitalizacija sistema razporejanja. Tako časovno in stroškovno kot z vidika analitike, pregleda nad podatki in vodenja evidenc. »Kako lahko podjetju koristi digitalizacija sistema, se je najbolj izkazalo v praksi na primerih ključnih kadrov. Z digitalnimi orodji so se zaposleni povezali med seboj, prevzeli naloge in odgovornosti, nadomestili odsotnosti sodelavcev. S tem se je povečalo tudi zaupanje v podjetjih, okrepilo se je tudi zanimanje za dodatno izobraževanje,« pravita sogovornici. V podjetju Četrta pot so z namenom obvladovanja kadrovskih načrtovanj in nepredvidenih situacij razvili sistem KADRIS4. Sistem omogoča stalen pregled nad vsemi parametri, ki v času zaostrenih razmer omogočajo izdelavo načrta za optimalno razporejanje kadrov. Je platforma, ki združuje tri velike procese: kadrovskega, registracijskega in plačnega.

 

REŠEVANJE NENADNIH ODSOTNOSTI

Digitalno obračunavanje bolniških: vzame le 10 % časa v primerjavi z ročnim načinom

Analiza, ki jo je na podlagi podatkov vlade, da je na leto 1,5 milijona bolniških odsotnosti, izvedlo podjetje Četrta pot, prikazuje bistveno razliko med razliko med ročnim in digitalnim načinom obdelave bolniških listov (BL) in refundacijskih zahtevkov (RZ). Če vzamemo primer organizacije s 1000 zaposlenimi, to pomeni 150 BL na mesec mesec oziroma 1.800 BL na leto. Raziskava je pokazala, da se izda 100 RZ na mesec oziroma 1.200 RF na leto. Za ročno obdelavo porabi oseba 6 min za BL in 10 min za RZ. To skupaj pomeni 180 ur letno za BL in 200 ur letno za RZ. Skupaj torej 380 ur na leto oziroma 47,5 delovnih dni na leto. Ali drugače: 18 % delovnih dni osebe, ki je zadolžena za obračune. Pri uporabi digitalnega orodja je seštevek skupaj 40 ur letno, kar pomeni 5 delovnih dni oziroma 2 % vseh delovnih dni osebe, ki je zadolžena za obračune. Ob tem osnovnem prihranku gre še za zmanjšanje možnosti napak (odprava papirologije).

TRIJE KORAKI

Kako poteka postopek v primeru digitalnega vpisa spremembe (nenadne odsotnosti) v digitalnem sistemu?

1. Izveste za razlog odsotnosti.
2. Preverite plan, nato iščete notranje rezerve.
3. Preverite matriko usposobljenosti, predvsem za ključne kadre (zakonske zahteve).

(DIGITALNO) NAČRTOVANJE DELA V RAZLIČNIH PANOGAH

Za vključitev zaposlenih je v sistemu KADRIS4 na voljo mobilna aplikacija, ki omogoča pregled nad vsemi postavkami, tako za vodje kot za ostale zaposlene.

Trgovinska panoga

Razporedi v trgovini so tedenski. Celotni urniki se prestavljajo z osebe na osebo. Plan se prenese v realizacijo (urno listo). Ves čas so na voljo podatki o stroških dela na posameznem stroškovnem mestu.

Industrija

V industriji je pri kadrovskem načrtovanju v pomoč matrika usposobljenosti, kjer se najdejo skrite rezerve (tudi pri ključnih kadrih). Na podlagi cikličnih koledarjev za posamično izmeno se lahko pripravijo novi plani.

Gostinstvo in turizem

Ko bodo trenutne omejitve odpravljene, lahko pričakujemo izjemno povečan priliv gostov v gostinstvu in turizmu. Kadri bodo lahko »hibridi«, ki, na primer, prehajajo med natakarji različnih vrst, med natakarji in kuharji in podobno. To bo pomenilo velike izzive za načrtovanje, ki so ustrezno rešljivi z digitalnimi orodji.

ORISTI DIGITALIZACIJE PRI NAČRTOVANJU IN EVIDENCI DELA ZAPOSLENIH

1. Dostop do vseh podatkov je enostaven in pregleden,
2. Aplikacije omogočajo veliko različnih pripomočkov za boljšo sledljivost.
3. Posojanje zaposlenih med oddelki je enostavno.
4. Rast zaupanja: zaposleni sam vpiše odsotnost, vodja mu jo odobri, vodstvo ima celovit pregled nad odsotnostmi.
5. Ni več papirologije in odvečnih nepopolnih preglednic.
6. Podatki so shranjeni za nazaj.
7. Sistemi omogočajo planiranje in izpis odločb za nadurno delo, delo v neenakomernem delovnem času.
8. Omogočen je pregled nad stanjem načrtovanih in dejanskih ur, simulacije v času.
9. Enostavno pregledovanje načrta in stanja realizacije.
10. Zmanjšanje napak, olajšan pretok informacij, prihranek na času, hitrejša in boljša analiza podatkov, izboljšana varnost in dostopnost.

Nasvet je bil predstavljen na SBC Webinarju, ki je 28. januarja 2021 potekal v organizaciji SBC in člana kluba, podjetja Četrta pot d.o.o.