INFO KORONAVIRUS: (poslovni nasvet) Kako se pripraviti in učinkovito komunicirati na spletnih sestankih

Avtorica: Jasmina Spahalić, umetnost besede, s. p. Trenutna situacija, ki vlada v državi že nekaj tednov, nas je preusmerila na komuniciranje po spletu, sicer nekoliko bolj kot običajno. V času, ko so socialni stiki omejeni, tako osebni kot poslovni, pa je koristno spoznati nekatere prvine komuniciranja; še posebej tisti, ki ste tovrstne načine komuniciranja šele začeli spoznavati. Zagotovo bodo tudi v prihodnje videokonference pomembne, uporabne in postale bodo naš način življenja, saj si želimo vsaj določenega stika s poslovnimi partnerji in kolegi. Tudi iz statističnih podatkov je jasno razvidno, da so aplikacije za poslovno komuniciranje zabeležile rekordno rast. Glede na svetovna poročila je bila ta številka za 90 % višja od povprečnega tedenskega prenosa različnih aplikacij pred epidemijo. Tako prenosi poslovnih aplikacij predstavljajo največjo rast v zadnjem času. Kako se torej pripravimo za kakovostno spletno govorno komuniciranje — videokonference, webinarje..., ki jih agilna delovna sila potrebuje za večjo produktivnost, sledi v nadaljevanju nekaj nasvetov.

TEHNIČNA PRIPRAVA

- Ozadje snemanja: 

Naj ne bo ozadje za nami preobremenjeno s slikami, različnimi napisi, naj bo to raje bela stena ali knjižne police. Določene aplikacije omogočajo tudi namestitev virtualnega ozadja, vendar bodite pri tem previdni, ker se lahko ob hitrih nezavednih premikih, prikaže ozadje, ki je dejansko za vami. - Internetna povezava: Internetna povezava je pomembna, da je lahko vaše sporočilo ustrezno slišano. Zato je dobro, da morda računalnik priklopite na internetni kabel in ne na Wi-Fi, ali pa si celo pomagate z mobilnim omrežjem, če imate dovolj podatkov. - Način komuniciranja: Lahko je to prenosni računalnik, tablični računalnik, telefon. Poskrbite le, da je računalnik nekoliko podložen, da je v višini vaših oči. Poskrbite, da imate pogled usmerjen v kamero, saj je zelo neprimerno, če gledamo drugam, s tem izražamo nespoštovanje in nezanimanje za sogovornika. Če uporabljate telefon, ga postavite na stojalo in ne držite v rokah, saj je lahko zelo neprijetno spremljati sestanek ob nejasni sliki (tresenje rok). Telefon postavite v ležeči položaj, da bodo lahko drugi, ki spremljajo konferenco z drugih naprav, videli sliko v celoti. Pazimo tudi, kako blizu sedimo. Pomembno je, da smo dovolj daleč, da je komunikacija ustrezna in da ste vidni od pasu navzgor oziroma od ramen navzgor. - Zvok: Primerno je, da uporabljate slušalke, saj je tako zvok boljši. Če vas na spletnem sestanku sodeluje več, je primerno, da imate mikrofone izklopljene, da ne prihaja do različnih šumov iz ozadja, vklopite ga takrat, ko ga potrebujete in ko ste povabljeni, da spregovorite. - Svetloba: Vir svetlobe naj ne bo za nami, saj bomo tako videti zgolj kot silhueta. Svetloba naj bo pred nami, lahko je to okno ali kakšna dodatna namizna luč. - Oblačila: Naj bodo urejena, izogibajmo se pretiranim vzorcem. Poskusite uporabljati nevtralne barve.

UČINKOVITO KOMUNICIRANJE

- Upoštevajte splošno netiketo (pravila sporočanja in komuniciranja na spletu): 

Eden od načinov učinkovitega komuniciranja po spletu je sledenje splošnemu bontonu, to je izkazovanje spoštovanja in vljudnosti v spletnem okolju. Gre za spoštljivo komunikacijo, ustrezno naslavljanje, še posebej, če imamo na nasprotni strani poslovnega partnerja; vikamo, izražamo se jasno, jedrnato, da je sporočilo razumljivo. Pazite, da ne uporabljate polvikanja, saj je to žaljiva in neprimerna oblika naslavljanja. Za moškega in žensko uporabljamo isto obliko vikanja — kaj ste povedali? In nikakor: Kaj ste povedala? Nikakor: V vašem podjetju ste vzpostavila odličen način dela z ljudmi. Ustrezno: ste vzpostavili! - Pazite na čas: Pazite, da nekomu ne odvzamete preveč časa oziroma da se držimo časovnih omejitev, ne glede na to, da smo doma in da smo morda časovno bolj dosegljivi. Spoštujmo čas drug drugega. - Glas: Bodite dovolj glasni, če želite imeti glas še bolj prijeten, register glasu malce znižajte, ne preveč, ker si lahko uničite glasilke. - Ustrezno izražanje a) Stavčni poudarek: Pri stavčnem poudarku je poudarjena tista beseda, ki je v stavku najpomembnejša, in jo izgovorimo najglasneje. Pazimo, da poudarjenih besed ni preveč in da v tej želji naš govor ne izgubi smisla sporočila.b) Predlogi: Pogosta pravorečna napaka je tudi izgovarjanje predlogov ločeno od besedila. Predlogi so breznaglasnice in jih povežemo z besedo, pred katero stojijo. S pravilnim izgovarjanjem predlogov se tudi izognemo napakam pri različicah s in z: predlog s izgovorimo takrat, ko je predlog z neizgovorljiv (s prijatelji, z vodjo). Marsikdo si s premori med predlogom in besedo pogosto »kupi čas«, da razmisli, kaj bo povedal. c) Mašila: To so besede, besedne zveze ali pa zgolj medmeti, s katerimi govorec zapolni tišino, medtem ko izbira misel ali besedo. Najpogosteje uporabljena mašila so mhm, torej, skratka, v bistvu ipd. Ob pretirani uporabi mašil se lahko zgodi, da sogovornik preneha slediti govoru in presliši bistvo povedanega. Prav nič ni narobe, če naredimo premor. To je celo dobrodošlo, posebno takrat, ko želimo, da sogovornik razmisli o izrečenem, ali poda svoje mnenje, tako si celo pridobimo več pozornosti. d) Govor: Treba je paziti na intonacijo, hitrost govora in barvo glasu. Številni prehitro govorijo, saj želijo v čim krajšem času povedati čim več. Vendar velja — manj je več.