Pet stvari, na katere morate biti pozorni pri digitalizaciji poslovnih procesov

Člani

12. Avgust 2022

Pet stvari, na katere morate biti pozorni pri digitalizaciji poslovnih procesov

Podjetja ob svojem nastanku le redko posegajo po kompleksnih in visoko zmogljivih, celostno integriranih poslovnoinformacijskih sistemih. V svojih začetnih korakih večina podjetij uporablja stroškovno ugodnejše in sistemsko osnovnejše poslovne oz. finančne aplikacije. Ob uspešnem poslovanju in rasti podjetja pa se prej ali slej zgodi, da podjetje obstoječi sistem »preraste«. V tem trenutku se začnejo pogovori o zamenjavi oz. nadgradnji poslovnih aplikacij.

Zamenjava ali nadgradnja osrednje poslovne aplikacije v podjetju zahteva ogromno časa, dela in energije ter zahteva vpletenost širše ekipe. V večini primerov pa gre tudi za večji finančni vložek. Zato je ključno, da se na projekt digitalizacije dobro pripravimo. V podjetju Business Solutions se z implementacijo poslovnoinformacijskih rešitev srečujemo vsak dan, zato smo za vas izbrali nekaj ključnih napotkov, ki vam bodo pomagali, da bo projekt digitalizacije potekal čim bolj gladko.

Pomembno je izbrati pravega implementatorja

Pri izbiri implementatorja je ključno, da imate v mislih, da ne izbirate zgolj podjetja, ki vam bo namestilo poslovnoinformacijske rešitve, ampak poslovnega partnerja, ki vam bo znal svetovati in vas peljati skozi celoten proces digitalizacije, tako da bo za vas in vaše poslovanje čim bolj optimalno. Pri tem bodite pozorni na reference podjetja, na to, da podjetje poskrbi za celovito implementacijo in da ima močno IT-podporo. Pomembno je tudi, da ima podjetje zadostne kadrovske in infrastrukturne resurse, da vam lahko zagotovi dobro in hitro podporo tudi ob vaši rasti.

Močna interna projektna ekipa igra ključno vlogo

Za kakovostno izbiro poslovnoinformacijskega sistema in pozneje tudi za projekt implementacije je treba oblikovati kakovostno in angažirano projektno ekipo. Dobro je, da so v proces vključeni tako tisti, ki imajo v rokah končno odločitev, kot tisti, ki sistem na operativni ravni dnevno najbolj uporabljajo in posamezne procese resnično dobro poznajo. Idealno je, če je projektni vodja tisti, ki ima pregled nad celotno sliko ter kar se da široko in jasno zazna željene cilje. Tak projektni vodja bo najbolje razumel, v kakšni soodvisnosti so posamezni procesi in kako se reflektirajo po področjih znotraj sistema. Menjava ali nadgradnja poslovnoinformacijskega sistema je dolgotrajen in velikokrat naporen proces, zato je pomembno, da so vsi v podjetju obveščeni o projektu – o ciljih, namenu in časovnici, predvsem pa o tem, kakšne prednosti prinaša za podjetje in njihovo delovno mesto. Tako bodo bolj pozitivno naravnani do projekta in bolj razumevajoči, ko bo potekala tranzicija.

Dobra organizacija in jasna komunikacija sta ključni

Med implementacijo in testiranjem sistema boste v podjetju začeli spoznavati vse možne funkcionalnosti, in takrat se bodo začele porajati tudi nove ideje in želje, kaj bi od sistema želeli imeti. V tej fazi je ključno, da se začneta voditi dva seznama – prvega s popisom funkcionalnosti, ki so nujno potrebne, in drugega s popisom tistih funkcionalnosti, ki bi jih bilo dobro imeti v prihodnosti. Potem ko boste sistem nekaj časa uporabljali, boste imeli bolj realno sliko nad zmožnostmi in omejitvami sistema in boste lažje presodili, ali so nadgradnje in razširitve sploh potrebne. Vse razširitve in nadgradnje naj odobri vodja projektov, da boste imeli jasen pregled nad stanjem in stroški projekta in se boste izognili situaciji, ko bi vsak naročal svoje posodobitve. Med procesom implementacije bodo imeli pomembno vlogo tudi »power userji« ali t. i. ključni uporabniki. To so posamezniki v podjetju, ki dobro obvladajo poslovno aplikacijo za svoje področje in bodo pomagali preostalim članom ekipe pri uporabi aplikacije ter bodo odgovorni za sporočanje dodelav in popravkov implementatorju. S takšno organizacijo bodo implementacija poslovnoinformacijskega sistema ter njegova nadgradnja in vzdrževanje potekali precej hitreje in bolj optimalno tako z vidika porabljenih ur kot z vidika stroškov.

Poleg tega pa poskrbite za dober popis poslovnih procesov in imejte dobro zastavljene cilje ter jasen pogled v prihodnost - o tem pa v reviji SBC Podjetnik.

Celoten članek si lahko preberete v reviji SBC Podjetnik, izdaja avgust 2022.
Za izvod revije pišite na: 
info@podjetnaslovenija.si
Spremljajte nas na družbenih omrežjih FacebookInstagram in LinkedIn.

E-novice

Naročite se na ključne informacije in praktične nasvete.

Zahtevano
Zahtevano